Open Catalogue Interface (OCI)
De meeste bedrijven bestellen het liefst vanuit het eigen ERP- of inkoopsysteem. Op artikelnummer vindt u het juiste product en de bestelling wordt verzonden naar uw leverancier. Voor het invoeren en plaatsen van de order als het verwerken en afhandelen ervan, komt nog heel veel handmatig werk kijken. Een OCI (Open Catalogue Interface) maakt bestellen voor zowel u als ons veel efficiënter.
OCI staat voor Open Catalogue Interface en is een gestandaardiseerde koppeling (interface) tussen uw inkoopsysteem en onze webshop. Onze webshop is dus geïntegreerd in uw inkoopsysteem. Met een OCI heeft u onze online en up-to-date productcatalogus altijd tot uw beschikking, zonder dat u daar extra moeite voor hoeft te doen. Vanuit het eigen systeem plaatst u de bestelling die direct in het eigen ERP-systeem wordt verwerkt en afgehandeld. U hoeft de order dus niet meerdere keren in verschillende systemen in te voeren.
OCI is dus een slimme oplossing waarmee u onze productcatalogus kunt inzien en vanuit het eigen inkoopsysteem uw winkelmandje kunt vullen. Dat levert u en ons meerdere voordelen op. OCI is in ieder geval een effectieve manier die het aankoopproces vergemakkelijkt en klant-/leverancierloyaliteit een boost geeft. En OCI is zeker geen trend, maar een blijvende oplossing.
Hoe werkt een OCI?
OCI zorgt voor een rechtstreekse verbinding tussen uw inkoopsysteem en onze webshop (als online productcatalogus). Koppelingen kunnen wij maken met systemen van o.a. SAP, Oracle, AFAS, ProQuro, T-Blox, GHX, Ariba en Hubwoo. Vanwege de enorme voordelen ondersteunen steeds meer ERP-leveranciers OCI.
Maar hoe werkt OCI in de praktijk?
- U logt automatisch in op de webshop en ziet actuele producten, prijzen, productgegevens, verkoopvoorwaarden en andere relevante informatie.
- U vult uw winkelwagen
- Vervolgens wordt niet direct de order geplaatst, maar wordt de bestelling geïmporteerd in uw inkoopsysteem via het OCI-protocol. Inclusief alle productbeschrijvingen en artikelprijzen. Per klant wordt van tevoren afgestemd welke velden relevant zijn.
- U doorloopt in het inkoopsysteem uw eigen (autorisatie)procedures voor het plaatsen van een order. Het is mogelijk om specifieke autorisatiemogelijkheden voor u toe te passen. Bijvoorbeeld het aanwijzen van een hoofdinkoper die eerst alle bestellingen fiatteert, voordat de bestelling weer bij u terechtkomt. Daarmee blijft het autorisatieproces, zoals dat is bepaald door u, intact.
- Via XML kunnen we vervolgens een zogenaamde roundtrip inregelen, zodat de bestelling (na goedkeuring) vanuit uw inkoopsysteem weer teruggaat naar onze webshop via het OCI-protocol. Wanneer het hele proces wordt doorlopen (via de roundtrip), is er geen sprake meer van handmatige of dubbele invoer van orders bij het inkoopproces van u en onze verkoop. Het is ook niet nodig dat u volledige productcatalogi importeert in het ERP-systeem. Al met al is een OCI-koppeling een uitstekende manier om u optimaal bestelgemak te bieden.
De voordelen van OCI voor uw bedrijf
Het inkooproces is minder foutgevoelig met een OCI-koppeling: Door gebruik te maken van een OCI-koppeling is er geen sprake meer van het handmatig overnemen van de order in de webshop. Met andere woorden, u hoeft uw bestelling dus nooit meer dubbel in te voeren. Ordergegevens komen sneller terecht in het ERP en de kans op fouten tijdens het inkoopproces vermindert.
Altijd actuele informatie tot uw beschikking: Met de OCI-koppeling krijgt u via een specifieke link direct toegang tot onze webshop. Dit maakt het mogelijk om rechtstreeks in onze (online) productcatalogus te zoeken en geeft u een overzicht van actuele informatie, zoals prijzen, levertijden, assortimenten, productspecificaties en voorraden. Wanneer wij bijvoorbeeld nieuwe producten toevoegen of prijzen aanpassen, dan is dat gelijk te zien in onze webshop. Zo heeft u altijd toegang tot actuele informatie.
Datamanagement is eenvoudiger: Het inkoopproces wordt in vele opzichten een stuk efficiënter. U hoeft niet meer in te loggen op een extern platform en bestelt uw producten gewoon via het eigen inkoopsysteem, zoals u gewend bent. Met een OCI-koppeling is het handmatig overnemen van gegevens verleden tijd en is het niet nodig om veranderingen vanuit ons (als leverancier) bij te houden. Dit bespaart u veel tijd (en dus geld).
Autorisaties zijn automatisch geregeld: De geplaatste order gaat mee in het bestaande controle- en autorisatieproces binnen uw inkoopsysteem. U kan bijvoorbeeld zelf gebruikers aanwijzen die toegang hebben tot de benodigde functies en gegevens. Zoals het voorbeeld van de hoofdinkoper die eerst een bestelling moet goedkeuren, voordat wij de order ontvangen. Zo wijkt het autorisatieproces niet af van het reguliere proces en is het voor u niet nodig om dat nog eens extra te controleren.
Wilt u de vele voordelen van OCI ervaren? Of wilt u meer weten over de mogelijkheden van OCI? Wij helpen u graag verder. We zijn telefonisch te bereiken via 0165 331 004 of per e-mail via shop@technobrabant.nl.
